Als procesbegeleider ben ik ook vaak adviseur. 'Decisionmakers': executives zoals managers, bestuursleden en leidinggevenden kunnen mij advies vragen over hun aanpak van de interne communicatieprocessen, de overlegstructuur, het veranderen van de communicatiecultuur, de besluitvorming, en de manier waarop de onderlinge samenwerking binnen hun organisaties verder gestalte kan krijgen. Als adviseur denk ik, met behulp van mijn sterke kanten, creatief met u mee, houd ik u een spiegel voor, ben ik klankbord, daag ik u uit of geef ik u tips vanuit mijn expertise.
Ik stel vragen. Bijvoorbeeld: Hoe kunnen de verschillende betrokkenen, met hun verschillende persoonlijkheid en binnen deze omstandigheden, zo optimaal mogelijk communiceren? Wat gaat er goed tot zeer goed en hoe kunt u dat uitbreiden? Functioneren de informele overlegstructuren (roddelcircuits) bij u optimaal? Hoe verbergt u onbewust uw intenties? Is er een psychologisch dialect dat uw werknemers spreken en u niet verstaat? Welke symbolentaal voert de boventoon in uw organisatie? Wanneer hebt u eigenlijk voor de laatste keer gewoon gevraagd wat u nodig heeft?
En ik kijk vaak naar het verband van uw vraag met uw persoonlijk leiderschap. Hoe geeft u daaraan vorm met uw communicatieve gedrag? Zo komt u tot antwoorden op (bijvoorbeeld) de volgende vragen:
Om een bredere analyse van de communicatiecultuur en de wijze van samenwerking in de organisatie te kunnen maken ga ik vaak met de betrokkenen op alle niveau's mee 'om de tafel' zitten om goed te kunnen waarnemen hoe alles loopt en te bepalen hoe de effectiviteit vergroot zou kunnen worden.
Het kan ook zijn dat ik vrijwel meteen begin met een organisatieopstelling of een teamgesprek omdat deze methodieken niet alleen een diagnostiserende functie hebben, maar vaak ook meteen de oplossingsrichting duidelijk aangeven voor iedereen of een probleem meteen helpen oplossen.
Mijn aanpak is altijd interactief en dus is geen enkel adviestraject hetzelfde. De precieze invulling spreken we namelijk af in onderling overleg.
Door het stellen van de juiste vragen of het ervaren van de effecten van interventies komt er een bewustwordings-proces op gang dat bijdraagt aan een effectievere communicatie. Na de analysefase ontwerp ik (zo nodig) nieuwe simpeler structuren (less is more) en procedures en geef ik advies. Soms is dat om de betreffende mensen een workshop, training of individueel coachtraject te laten volgen of juist niets van dit alles te doen en iets heel anders te ondernemen: vaak zijn oplossingen al aanwezig, maar heeft u ze gewoon nog niet opgemerkt. De andere blik van een creatieve buitenstaander is dan net het zetje dat nodig is. Maar het kan ook zo zijn dat blijkt dat andere professionals (bijv. financiële- of softwarespecialisten) uw probleem beter kunnen oplossen, dan ga ik natuurlijk niet zelf aan de slag.
Voorbeeld 1: Een projectteam rationaliseert en debatteert en gebruikt de cognitie en Prince2 als insteek. Toch komt men inhoudelijk niet verder: de uitvoering stagneert keer op keer, het blijft bij mooie plannen die steeds verzanden. Een intuïtief middel als een Structuuropstelling blijkt zeer verhelderend.
Voorbeeld 2: Een afdeling gist en gonst, de gesprekken zijn een hopeloos en emotioneel lijkend gevecht tussen verschillende bastions en iedereen heeft andere ideeën waarom de neuzen niet dezelfde kant op staan (trouwens: als iedereen dezelfde kant uitkijkt, wordt er veel niet opgemerkt, maar dit terzijde). Dan blijkt dat een cognitief middel als een Socratisch teamgesprek juist zeer probleemoplossend werkt.
Voorbeeld 3: Een manager regelt en organiseert en holt van vergadering naar beoordelingsgesprek naar MT-overleg en maakt lijstjes om niets te vergeten: zijn verticale interventies van 'control' worden bewust en onbewust door de professionals die hij of zij wil aansturen gesaboteerd. Nog weer een modelletje en regeltje erbij zal hier averechts werken. Maar een emotionele ingang als het werken met Metaforen en verhalen of een inspirerende bijeenkomst waarmee men ruimte schept voor de ontwikkeling van ieders intrinsieke motivatie, kan hier wel voor betere 'output' zorgen van de afdeling (en van hem- of haarzelf).
Mijn advies is pas goed als u het ook ziet zitten, doordat het echt aansluit bij uw situatie en wensen en reëele oplossingen bevat. Het advies bestaat dan ook niet uit een (dik) rapport na afloop. Wel maak ik desgewenst een beknopte samenvatting (PowerPoint + mondelinge toelichting) van mijn inzichten en onze gezamenlijke ervaringen, waarbij ik puntsgewijs alle voor u relevante aspecten van de voorgestelde oplossing(en) in kaart breng.
Maar het kan ook zo zijn dat we samen een nieuw communicatiebeleid ontwikkelen, bijvoorbeeld met behulp van de Themagecentreerde Interactie of de Transactionele Analyse.
Binnen of na een adviestraject kan er ook sprake zijn van speciale trainingen voor teams of individuele coachtrajecten waarin allerlei methodieken een rol kunnen spelen. Kortom: ik lever maatwerk.